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活用事例

活用事例紹介

28万台の自動販売機設置に係る契約書類の電子化に成功!
契約書類の管理業務効率化と災害時における業務継続性の向上を実現したBPOサービスとは?

ダイドードリンコ株式会社様

社内共有
紙の電子化
ダイドードリンコ株式会社(以下、ダイドードリンコ)はDyDoグループのコア事業である飲料販売事業を展開し、主力であるコーヒー飲料を中心にユーザーニーズに応える付加価値の高い製品づくりに取り組んでいます。なかでも主要販売チャネルである自動販売機(以下、自販機)は年々設置台数を拡大し、現在では全国で約28万台までに成長しました。

この自販機を設置する際には、自販機オーナーと協定書や覚書などを取り交わし契約を結びます。設置台数の増加に伴い、自販機設置に関する協定書・覚書などの契約書類は年々膨大なものとなっており、書類整理の業務負荷・保管スペースの課題を解決し、問い合わせ対応の業務負荷を軽減、さらに災害時の業務継続性の向上を目的に、管理業務プロセスを見直すとともに、自販機設置に係わる契約書類の電子化を実現できるインテックのBPOサービスを採用しました。

導入の背景

左:経営戦略部
  アシスタントマネージャー
  大柿 真一氏
右:業務運用センター
  アシスタントマネージャー
  岡村 潤氏

事業継続リスクへの対応と業務負荷改善が急務の課題

「契約書類は紙で管理していたため、災害時の業務継続リスクは深刻なものとなっていました」(大柿氏)

ダイドードリンコでは、管理業務の煩雑化を改善するために、グループ会社であるダイドービジネスサービスに契約書管理に関する業務を集約しており、管理業務の統一化と営業所の業務負荷については一定の改善が図れていたが、依然として契約書類の一元管理に伴う災害時の業務継続リスク、書類整理・問い合わせ対応業務負荷の増大、書類保管スペースの確保といった課題が残っていた。

「担当者は、各営業所から毎月4,000件近い契約書類を受け取り、不備のチェックや営業所別にファイリングをしたうえで、倉庫へ保管していました。また、各営業所から契約書類に関する問い合わせがある度に倉庫から目的の契約書類を探し出して回答する業務を行っていました。しかし、契約書類を保管している場所から離れた場所へのオフィス移転が決定し、原本が手元になくても業務運用を効率的に行えることが必要不可欠となり、あわせて課題であった災害が起きた際の事業継続リスクをいち早く改善するために契約書類の電子化が急務となりました」(大柿氏)

採用のポイント

短納期で実現できる契約書13万枚の電子化とBPOサービス

サービスの選定にあたり、「全社的な取り組みであるためプロジェクトのSI力やマネジメント力があり安心して任せられるベンダーであること」「大量の契約書を管理するにあたって、現場の業務運用センターの担当者が使いやすく、高速に検索できる仕組みであること」「堅牢かつ拡張性の高いインフラ基盤で契約書を管理でき、事業継続リスクの対策を図れること」「累積的に増加する契約書類の安全な保管が実現できること」「13万枚の契約書類を短納期で電子化できるノウハウと多くの実績を持っていること」

この5つのポイントが評価基準となっており、評価ポイントの基準をすべて満たしていたのがインテックの提案でした。「契約書類の電子化から破棄までの文書ライフサイクル全体をBPOサービスとして提供できることと、本番稼働までの半年という短期間で契約書類に係る業務プロセスの改革を支援できる数多くの経験と実績があり、共に改革を断行していく推進力と熱意に期待し、インテックのBPOサービスを採用しました」(大柿氏)

導入後の評価

業務継続性の向上を実現し、問い合わせ対応時間を約9割削減!

ダイドードリンコでは、契約書類の管理を3拠点のデータセンター(以下、DC)で管理している。富山DCでは契約書原本を保管、大阪DCでは電子データを保管、東京DCでは電子データのバックアップを保管することにより、災害時の業務継続性の大幅な向上に成功した。「インテックのBPOサービスを採用したことで、契約書類をデータセンターに郵送するだけで、契約書類の煩雑な管理がなくなるだけではなく、安全かつ閲覧しやすい状態で保管されています」(岡村氏)

契約書類を保管場所まで行き手作業で探していたが、自席に居ながら探せることで、契約書類を探す行為が手間でなくなったという。「時間短縮による依頼元へのサービス向上や業務効率向上に加え、心理的なメリットも大きいと思います。”楽に探せる=労を惜しまない”ということで、頻繁に契約書を確認するようになっており、業務全般の精度向上にも繋がっていると思います」(岡村氏)契約書類の問い合わせ対応については今まで平均20分/件で対応していたが現在は平均2分/件での対応となり、さらに問い合わせの一時解決率を大幅に向上できた。

今後の展望

サービス基盤活用による更なる業務プロセスの改善を目指す

2015年4月に本運用を開始し、快速サーチャーGXを中心とした、事業継続性の高い業務運用基盤が整った。今後は契約書類のみではなく、社内のさまざまな重要文書の電子化と公開範囲の拡大を検討しているという。「今後、各営業所へ直接公開を行うことでお客さまからの問い合わせ対応の効率化も含め、さらなるサービス向上を目指していく予定です」(大柿氏)

お客さま情報

DyDoグループは、「人と、社会と、共に喜び、共に栄える。」という企業理念のもと、すべてのステークホルダーの皆様の声を経営に生かしていくことを最重要課題と捉え、持続的成長の実現による企業価値向上をめざしています。

一見、ユニークとも思えるダイドードリンコ株式会社(DyDo DRINCO, INC.)という、私たちの社名。その名称には私たちの、会社に対する考え方が表れています。まず、「ダイドー」は、元々の設立母体である「大同薬品工業株式会社」の“大同”であり、さらに「ダイナミック(Dynamic)」にチャレンジを「行う=ドゥ(Do)」という企業姿勢を表し「DyDo」としています。

また、「ドリンコ」は英語の「ドリンク(Drink)」に、“仲間・会社”を意味する「カンパニー(Company)」をプラスした当社の造語です。全体として 「ダイナミックに活動するドリンク仲間」を表現しています。

● 名称/ダイドードリンコ株式会社
● 本社所在地/大阪市北区中之島二丁目2番7号
● 創業/1975年1月27日
● 職員数/連結:2,767名、単体:673名(2015年1月20日時点)
● ホームページ/http://www.dydo.co.jp/index.html

※快速サーチャーはインテックの登録商標です。また記載されている会社名、商品名、ロゴは各社の登録商標または商標です。

※記載されている情報は制作当時(2015年11月)のものであり、閲覧される時点では、変更されている可能性がありますことをご了承ください。

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